Welche Lizenzen werden für die ERP Anbindung benötigt
- Voraussetzung ist ein ITscope ERP Integration für das entsprechende ERP System
Allgemein
ERP Mitarbeiter werden anders als Mitarbeiter, die per Einladung oder Registrierung auf die Plattform kommen, automatisch angelegt, sobald ein Mitarbeiter im eigenen ERP, das über eine ERP-Schnittstelle an ITscope angebunden ist, auf die Daten und Funktionen der Plattform via ITscope API zugreift.
Führt ein Mitarbeiter im ERP System eine bestimmte Aktion aus, wie z.B. eine Bestellung oder eine Produktsuche, dann wird dieser Mitarbeiter auf der ITscope Plattform als ERP Mitarbeiter angelegt. Die Namens-Kennung des Mitarbeiters ist abhängig von der Implementierung des Partners, der die ERP-Schnittstelle entwickelt hat.
Eine Übersicht über die automatisch angelegten ERP Mitarbeiter ist in der Mitarbeiter Übersicht im eigenen Firmenprofil zu finden. Die automatisch angelegten ERP Mitarbeiter sind mit der Kennung „ERP“ versehen.
ERP Mitarbeiter mit einem echten Mitarbeiter verknüpfen
Es gibt 2 Wege einem ERP Mitarbeiter eine Lizenz zuzuweisen. Variante A ist die sinnvollste Variante, da hier ein echter Mitarbeiterzugang (ein echter Plattform-User) mit einem ERP Mitarbeiter verknüpft wird
A) einen Mitarbeiter auf die Plattform einladen und diesem eine Lizenz zuweisen. Anschließend kann, sofern der Mitarbeiter bereits rein aus dem ERP System mit ITscope gearbeitet hat und dadurch bereits ein automatischer ERP Mitarbeiter für ihn angelegt wurde, nun eine Verknüpfung mit dem echten Mitarbeiter auf der Plattform erfolgen. Das hat den Vorteil, dass ein echter Nutzer auf der ITscope Plattform mit dem Nutzer im ERP System verknüpft ist und somit auch Benachrichtigungen wie Emails erhält, z.B. bei Bestellungen und deren Antwortdokumente. Hier ist eine Anleitung zum Verknüpfen von Mitarbieter mit ERP Mitarbeitern
B) dem ERP Mitarbeiter direkt eine Lizenz zuweisen
Deaktivieren / aktivieren von ERP Mitarbeitern
ERP Mitarbeiter können wie normale Mitarbeiter (ITscope Plattformnutzer mit einer Expert oder Core Lizenz) auch deaktiviert und wieder aktiviert werden. Wird ein ERP Mitarbeiter auf der Plattform deaktiviert und führt anschließend zu einem späteren Zeitpunkt wieder eine gewisse Aktion aus dem ERP System heraus durch, wird dieser wieder automatisch als aktivierter ERP Mitarbeiter in ITscope angelegt und mit der Kennung „ERP“ in der Mitarbeiterübersicht angezeigt.
Wann wird ein ERP Mitarbeiter in ITscope automatisch angelegt
Folgende Bedigungen sind vorhanden:
- Mitarbeiter arbeitet im ERP System mit der ITscope-Schnittstelle
- Vertragliche Voraussetzung ist: ITscope ERP Integration
- Nutzung bestimmter Funktionen der Plattform, via ITscope API aus dem ERP heraus. Hier eine Übersicht der Funktionen:
- es wird eine Bestellung aus dem ERP heraus ausgeführt
- es wird nach Produkten im ERP gesucht (Volltextsuche, EAN, Herstellerartikelnummern, usw…)
- Produktakualisierung via EAN , Herstellerartikelnummern usw…
- es ein Warenkorb aus dem ERP in ITscope angelegt
- es werden Produkte zu einem in ITscope vorhandenen Warenkorb aus dem ERP heraus hinzugefügt
Folgende Funktionen erzeugen KEINEN ERP Mitarbeiter in ITscope und benötigen daher auch KEINE extra Lizenz
- Abgleich von Metadaten (Lieferanten, Hersteller, Produktkategorien) mit dem ERP
- Produktaktualisierung (Produktdaten, Preise, Lager usw..) ausschliesslich per ITscope ProduktIds
- Abgleich von Bestellungen mit dem ERP (Belegaustausch)
- Abgleich von Bestellantwortdokumenten (Bestätigung, Lieferschein, Rechnung) mit dem ERP (Belegaustausch)
- Abgleich von Aufträgen mit dem ERP (Belegaustausch)
- Abgleich von Auftragsantwortdokumenten (Bestätigung, Lieferschein, Rechnung) mit dem ERP (Belegaustausch)
- Statusänderungen an Aufträgen zu ITscope senden (Bestätigung, Lieferschein, Rechnung) aus dem ERP heraus (Belegaustausch)
- Abgleich von Angeboten mit dem ERP (Belegaustausch)
Wann wird ein ERP Mitarbeiter in ITscope automatisch angelegt – technische Erklärung anhand von ITscope API Methoden
Folgende API Methoden sorgen für eine automatische Anlage eines ERP Benutzers in ITscope und somit benötigt dieser Benutzer eine entsprechende Lizenz
- es wird eine Bestellung aus dem ERP heraus ausgeführt (der Mitarbeiter der die Atkion im ERP ausführt, benötigt eine Procure Complete Lizenz bzw. ein ITscope ERP Integration Vertrag). Die dafür genutze API Methode: business/deals/send
- es wird nach Produkten im ERP gesucht (Volltextsuche, EAN, Herstellerartikelnummern, usw…) (der Mitarbeiter der die Atkion im ERP ausführt, benötigt eine Basic bzw. ITscope ERP Integration Vertrag). Die dafür genutze API Methoden: products/search und products/ean
- Produktakualisierung via EAN , Herstellerartikelnummern usw… (der Mitarbeiter der die Atkion im ERP ausführt, benötigt eine Basic bzw. ITscope ERP Integration Vertrag). Die dafür genutze API Methoden: products/search und products/ean
- es ein Warenkorb aus dem ERP in ITscope angelegt (der Mitarbeiter der die Atkion im ERP ausführt, benötigt eine Procure Advanced bzw. ITscope ERP Integration Vertrag). Die dafür genutze API Methode: business/carts
- es werden Produkte zu einem in ITscope vorhandenen Warenkorb aus dem ERP heraus hinzugefügt (der Mitarbeiter der die Atkion im ERP ausführt, benötigt eine Procure Advanced bzw. ITscope ERP Integration Vertrag). Die dafür genutze API Methode: business/carts
Alle anderen Api Methoden erzeugen KEINEN ERP Mitarbeiter in ITscope und benötigen daher KEINE extra Lizenz.