Anlegen von Datenexporten

Last modified: 15. Januar 2021

Allgemeines

Das Anlegen und Ändern von Exporten geschieht über die ITscope Plattform.

Für jeden Datenexport ist ein Limit an exportierbaren Produkten vorhanden.

Der Export beschreibt was exportiert wird. Die Ausführung des Exports wird immer auf expliziten Wunsch, sei es manuell in der Exportverwaltung, oder über die API vollzogen. Auf der Plattform existiert keine Stelle, an der ein Zeitplan zum Exportieren angegeben werden kann. Mehr dazu im Kapitel Exportabruf.

Exportverwaltung

Über den Menüpunkt „Exporte“ auf der Navigationsleiste können Sie die Exportverwaltung öffnen. In der Exportverwaltung sind alle Exporte der eigenen Firma aufgeführt. Auf der rechten Seite wird eine Historie aller gelaufenen Exporte angezeigt (9). Hier sehen Sie Status, Datum, Name, API-Version, Dateiformat und die Anzahl der Produkte des Exports. Mit einem Klick auf den Export in der Historie lassen sich zusätzliche Informationen zum Export, wie beispielsweise Log ID für den Support, einblenden.  

Mit dem Button „Neuer Export“ im Kopfbereich kann eine neue Exportdefinition angelegt werden (1). Bestehende Exportdefinitionen werden in einer Liste entsprechend des wählbaren Sortierkriteriums (2) angezeigt. Ein Klick auf die Zeile (3) öffnet und schließt die Exportdefinition. Zu den wichtigsten Angaben der Exportdefinition gehört die Festlegung der Produktauswahl (4).

Exporte mit einem Warn-Symbol sind in irgendeiner Weise fehlerhaft definiert. Es fehlen wichtige Angaben, die eine korrekte Ausführung verhindern, beispielsweise eine fehlende oder ungültige Produktauswahl.


Exportdefinition

Eine Exportdefinition legt fest, welche Produkte in welchem Format exportiert werden sollen.

Für jeden Export existiert in der Übersicht eine Zeile (3), die alle Informationen enthält um den Export zu identifizieren. Dazu gehört die Bezeichnung, die Produktauswahl, die Anzahl der Produkte und der Zeitpunkt zudem „zuletzt exportiert“ wurde. Außerdem kann der Export hier manuell über den Download-Button (5) angestoßen werden. Über den Teilen-Button (5) steht auch eine URL zur Verfügung, die zum Abruf des Exports über die API genutzt werden kann. Diese URL enthält unter anderem die eindeutige Kennung des Exports, die zum Abruf nötig ist.

Die Exportzeile kann ein- und ausgeblendet werden. Im eingeblendeten Detailbereich kann die Exportdefinition geändert werden.

Eine Exportdefintion besteht aus dem Namen, der Produktauswahl und dem Datenformat. Die Export-ID (8) dient zur Identifikation des Exports, sie wird beispielsweise im Download-Link für den API-Aufruf angegeben. Zu jedem Export wird außerdem der Ersteller genannt. Hier befindet sich auch die Schaltfläche zum Löschen der Exportdefinition.

Produktauswahl festlegen

Jeder Export muss eine gültige Produktauswahl (4) enthalten. Die Produktauswahl bestimmt wie die zu exportierenden Produkte aus der Gesamtmenge aller Produkte ermittelt werden.

Im Detailbereich der Exportdefinition kann eine bestehende Produktauswahl gewählt, eine zugewiesene editiert, eine neue angelegt oder eine bestehende Zuweisung entfernt werden.

Bei einer neu angelegten Exportdefinition ist noch keine Produktauswahl eingetragen. Eine Auswahlbox erlaubt aus bereits angelegten Produktauswahlen auszuwählen. Beim allerersten Export existiert noch keine Produktauswahl, deshalb muss über den Button „Erstellen“ rechts neben der Auswahlbox zuerst eine neue Produktauswahl angelegt werden. Wird eine neue Produktauswahl angelegt oder eine bestehende editiert, öffnet sich die Produktauswahl in einem eigenen Reiter innerhalb der Exportverwaltung. Wie die Definition einer Produktauswahl aussieht ist im Abschnitt „Produktauswahl editieren“ beschrieben.

Wurde eine Produktauswahl zugewiesen, wird deren Name anstatt der Auswahlbox angezeigt und das Symbol rechts daneben ändert sich in ein Editiersymbol. Das Editiersymbol öffnet die Definition der Produktauswahl. Um eine bestehende Auswahl zu entfernen muss auf das ‚x‘ neben dem Namen der Produktauswahl geklickt werden. Anschließend ist wieder die Auswahlbox sichtbar, mit deren Hilfe eine andere Produktauswahl zugewiesen oder über den „Erstellen“ Button eine neue angelegt werden kann.

Datenformat festlegen

Die API Version kann im Bereich Datenprofile und Dateiformat (6) festgelegt werden. Je nach API Version stehen auch unterschiedliche Datenprofile zur Verfügung. Es gibt Unterschiede in den Datenprofilen und Exportfeldern von API 1.0 und API 2.0.

Die Datenprofile der API 2.0 und API 2.1 haben sich nicht geändert, es gibt jedoch Unterschiede in den jeweiligen Feldern innerhalb der Datenprofile.

Die zu exportierenden Produkte können in unterschiedlichen Datenprofilen geliefert werden. In der Auswahlbox werden die verfügbaren Datenprofile in den jeweiligen Dateiformaten angeboten:

  • Standard (json, xml, csv)
  • Standard – Preis/Verfügbarkeitsupdate (json, xml, csv)
  • Developer (json, xml, csv)
  • Developer – Preis/Verfügbarkeitsupdate (json, xml, csv)
  • BMEcat1.2 (xml)
  • BMEcat1.2 für Meplato (xml)

Die Wahl des Datenformates legt fest, welche Felder im Export erscheinen. Felder können nicht individuell ausgewählt werden. Die Formate sind darauf ausgelegt, alle für den jeweiligen Fall relevanten Felder, auszugeben.

Zusätzlichen Inhalt festlegen

Die Content Daten (hauptsächlich Texte) im Export können in unterschiedlichen Sprachen (7) exportiert werden.

Folgende 6 Sprachen stehen zur Verfügung:

  • Deutsch
  • Englisch
  • Französisch
  • Italienisch
  • Niederländisch 
  • Spanisch

Es gilt jedoch zu beachten, abhängig vom Datenformat gelten folgende Regeln:

Über Checkboxen (7) kann der Exportinhalt weiter konfiguriert werden, die Konfigurationsmöglichkeiten erweitern sich beim BMEcat1.2 deutlich:

  • Langtexte einschließen, dient im Export dazu, die Textdatenfelder htmlSpecs (HTML-Datenblatt) und marketingText (Marketingtexte) mit Inhalt zu füllen. Da diese Texte sehr umfangreich sein können, besteht die Möglichkeit, diese extra abzuwählen, um den Export von der Dateigröße her geringer zu halten.
  • alternative Lieferanten-Artikelnummer im BMEcat verwenden, hier gibt es die Möglichkeit, anstatt der ITscope Produkt-ID, die Lieferanten-Artikelnummern (Produkt-ID) eines Lieferanten Ihrer Wahl, ausgeben zu lassen.
    Für den Fall, dass es bestimmte Produkt-ID’s des von Ihnen gewählten Lieferanten nicht gibt, können diese über die Option Auch Produkte ohne alternative Lieferanten-Artikelnummer exportieren, mit den ITscope Produkt-ID’s vervollständigt werden.
  • Klassifizierungssystem(e) für BMEcat auswählen, hier besteht die Möglichkeit unterschiedliche Klassifizierungsformate für Ihren Export auszuwählen. Folgende Formate sind zur Zeit verfügbar:
    • eCl@ss 10.1, eCl@ss 5.1.4, eCl@ss 7.1 und eCl@ss 8.1
    • ETIM 7.0 Electrical
    • ITscope
    • UNSPSC 20.0601

Die Auswahl an Klassifizierungssystemen soll Ihnen helfen, den richtigen Produkt Klassifizierungsstandard Ihrer Branche auszuwählen. Dabei lassen sich mehrere Klassifizierungssystem auswählen. Die Wahl der Klassifizierungssystem wird blau hinterlegt dargestellt.

  • Über Name des Katalogs für BMEcat und der Kataloggültigkeit von, sowie der Kataloggültigkeit bis, vergeben Sie einen spezifischen Namen und einen Gültigkeitszeitraum des Exports.
  • Die Durchschnittszeit in Werktagen, gibt die Zeit an, die zur Lieferung der Artikel ab Lager des Distributors benötigt wird. Dabei ist es möglich auch halbe Tage anzugeben. Bsp.: 0,50 entsprechen einem halben Tag.
  • Die Endkundenartikelnummer, falls vorhanden, spezifiziert die Produktauswahl für Ihre Kunden.
  • Stichwörter, falls keine Endkundenartikelnummer gefunden wird, können Stichwörter exportiert werden. Diese helfen die Auffindbarkeit der Produkte zu verbessern. Bsp.: Lenovo, Laptop, …
  • Abschließend können Sie, entsprechend der gewünschten Export Produktangaben, das Einheitenformat für den BMEcat auswählen, dieses muss, falls abweichend vom Standard UN/CEFACT, als neue Zuordnung hinzugefügt werden. Lesen Sie mehr dazu im Abschnitt Einheitenformate für den BMEcat auswählen.

Exportieren

Derzeit gibt es drei Möglichkeiten den Export zu starten.

  1. Direkt auf der Plattform bei der Exportdefinition per Download-Button den Export im Browser herunterladen. Diese Variante ist selbsterklärend und dient hauptsächlich zur Überprüfung des Exports.
  2. Im Browser die API über die URL aufrufen. Die URL kann in der Exportdefinition per Teilen-Button angezeigt werden.
  3. Programmatisch per API-Aufruf einen Export automatisiert anstoßen. Hierzu benötigen Sie die in der Exportdefinition angezeigte Export ID.

Einheitenformate für den BMEcat auswählen

Das Anpassen von Maßeinheiten im BMEcat Export gibt Ihnen die erforderliche Flexibilität im Einheitenmapping.
Als Standard ist UN/ CEFACT Format für alle Maßeinheiten gesetzt.

Über den Button Zuordnung hinzufügen können Sie eine neue Zuordnung anlegen. Dabei öffnet sich folgendes Dialogfeld:

Falls Sie bereits eine dem Standard abweichende Zuordnung erstellt haben, können Sie diese im Drop-Down Feld Ausgewählte Zuordnung auswählen.

Falls Sie noch keine Zuordnung erstellt haben, können Sie über den Button Zuordnung hinzufügen eine neue Zuordnung erstellen. Dabei öffnet sich folgendes Dialogfeld:

Hier benennen Sie die neue Zuordnung.
Zusätzlich können Sie entscheiden, ob die Zuordnung ausschließlich für Ihre Kunden und Partner auf der ITscope Plattform, oder ebenfalls für Ihre Kunden und Partner im B2B Bereich, also Ihrer B2B-Portale, gelten soll. Die Verfügbarkeit bzw. den Geltungsbereich können Sie im Nachgang jederzeit anpassen.

Anschließend können Sie über das Dropdown Menü Ausgewählte Zuordnung die gerade eben erstellte neue Zuordnung (hier: „Beispiel-Zuordnung“) auswählen und entsprechend bearbeiten. Im Dialogfeld öffnet sich folgendes Fenster:

Hier sehen Sie alle im Standardformat des UN/ CEFACT dargestellten Maßeinheiten.

  1. Beschreibung: Die Beschreibung beinhaltet eine ausformulierte Beschreibung der jeweiligen Maßeinheit. Im obersten Feld – Durchsuchen – können Sie nach einer bestimmten Beschreibung suchen.
  2. Standard Code: Der Standard Code bezieht sich auf die des UN/ CEFACT definierten Maßeinheiten. Im obersten Feld – Durchsuchen – können Sie nach einem bestimmten Standard Code suchen.
  3. Benutzerdefinierter Code: Der Benutzerdefinierte Code ist die Änderung/ Anpassung/ Abweichung, die Sie vom Standard Code vornehmen möchten oder vorgenommen haben. Steht im Benutzerdefinierten Code der gleiche Inhalt wie im Standard Code, dann wird diese als Maßeinheit Ihrer Zuordnung interpretiert. Im obersten Feld – Durchsuchen – können Sie nach einem bestimmten Benutzerdefinierten Code suchen.

Wichtig! Nur eine geänderte Maßeinheit hat Auswirkungen auf die Zuordnung von Einheitenformaten. Ohne Anpassungen wird der Standard UN/ CEFACT verwendet!

Um die Zuordnung einer bestimmten Maßeinheit zu ändern klicken Sie mit Doppelklick auf die jeweilige Maßeinheit.
Anschließend haben Sie die Möglichkeit den Benutzerdefinierten Code anzupassen und über den Button Speichern zu sichern, oder über den Button Abbrechen die Änderung zu verwerfen.
Analog zu dieser Änderung können Sie alle Maßeinheiten des UN/ CEFACT Standards entsprechend den von Ihnen gewünschten Änderungen anpassen.

Um den Überblick über die von Ihnen geänderten Maßeinheiten zu behalten, können Sie sich die geänderten Einträge über die Auswahloption Nur geänderte Einträge anzeigen anzeigen lassen.

So sehen Sie die von Ihnen vorgenommene Abweichung zur Standardeinheit auf einen Blick.

Abschließend können Sie Ihr individuelles Einheitenmapping für den von Ihnen gewünschten Export auswählen:


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