Bestellfreigabe

Last modified: 29. Mai 2024

Die Bestellfreigabe steht Ihnen ab Sales Complete zur Verfügung. Im Firmenbereich können jetzt Bestelllimits vergeben werden. Das Limit das einem Mitarbeiter zugewiesen wird stellt sicher, dass Bestellungen die den angegebenen Wert überschreiten, angefragt werden müssen.

Bestelllimits aktivieren

Limits können im Rahmen der B2B Portale sowohl von Portal-Zuständigen als auch von Kundenmitarbeitern mit Adminrecht vergeben werden. Die Bereiche zur Verwaltung befinden sich im Kundentab der Portalverwaltung (für Portalzuständige) und innerhalb des Portals im Profilbereich/Meine Firma unter Bestellfreigabe.

Um Limits zu vergeben muss die Option “Bestelllimits aktivieren” eingeschaltet werden. Nun können ein Allgemeines Limit und individuelle Limits vergeben werden.

Allgemeines Limit und Standard Freigabe Bearbeiter festlegen

Um schnell und einfach ein firmenweites Limit zu erstellen kann ein Allgemeines Limit (1) vergeben werden. 

Hier ist zu beachten, dass eine Änderung des allgemeinen Limits alle Mitarbeiter betrifft denen das allgemeine Limit zugewiesen ist.

Ähnlich wie bei der Vergabe eines Standardlimits kann auch ein Standard Bearbeiter festgelegt werden. Bei Änderung des Standardbearbeiters betrifft diese Änderung, genau wie beim Standardlimit, alle Mitarbeiter denen der Standardbearbeiter zugewiesen wurde.

Individuelle Limits und Bearbeiter 

Je Mitarbeiter wird in einer separaten Spalte angezeigt, ob dieser Mitarbeiter über eine Bestellberechtigung verfügt. Ist dies nicht der Fall, müssen alle Bestellungen angefragt werden, auch wenn ein anderer Modus, z.B. unbegrenzt, ausgewählt wurde.

In der Mitarbeiterliste können individuelle Limits (2) vergeben werden. Wird einem Mitarbeiter die Option “individuell” zugewiesen, kann das Limit in einem Input-Feld festgelegt werden. Dieses Limit bezieht sich einzig und allein auf diesen Mitarbeiter.

Im Falle, dass ein Mitarbeiter in der Lage sein soll uneingeschränkt bestellen zu können, oder anderen Mitarbeitern Bestellungen mit hohen Bestellwerten freizugeben, kann Ihnen die Option “unbegrenzt” (3) zugewiesen werden. Der Mitarbeiter hat nun kein Limit und kann Bestellungen jeglichen Werts tätigen und freigeben.

Abgesehen von Limits können in der Liste auch Freigabe-Bearbeiter individuell festgelegt werden.

Um einem Mitarbeiter einen individuellen Freigabebearbeiter zuzuweisen, können Sie diesen in der Mitarbeiterzeile über das “+” hinzufügen. Wollen Sie die Freigabebearbeiter wieder auf den Standard zurücksetzen finden Sie in der Auflistung der Bearbeiter für diesen Mitarbeiter die entsprechende Option.

Bestellungen anfragen und freigeben

Im Falle dass eine Bestellung das Limit eines Mitarbeiters überschreitet wird die Aktion “Bestellen…” durch die Aktion “Freigabe anfordern…” ersetzt. Im Dialog um die Freigabe anfordern werden alle zugewiesenen Bearbeiter aufgeführt und es kann vom Mitarbeiter ein Grund/Kommentar für die Freigabe hinzugefügt werden. Nach Bestätigen des Dialogs werden die aufgeführten Mitarbeiter per E-Mail über den Freigabewunsch informiert. Außerdem landet die freizugebende Bestellung für den Portalnutzer im gleichnamigen Bereich unter Bestellungen im B2B Portal. Bei Ausführung oder Ablehnung der Bestellung wird der Anfragende per E-Mail benachrichtigt. Hierbei ist zu beachten, dass abgelehnte Bestellungen als abgelehnt erscheinen und somit neu angefragt werden müssen!

Bestellfreigaben Niederlassungsübergreifend einrichten

Bei eingerichteten Firmenbeziehungen können Bestellanfragen firmenübergreifend angefragt werden. Hierzu ist es notwendig, dass der Freigabe Bearbeiter zusätzlich zum Bestellrecht das Recht Firmen wechseln erhält, um die Bestelllung freigeben zu können. Freigaben können für folgende Beziehungen angefragt werden:

  • Mutterfirma
  • Verwandt

Wenn die Beziehung gesetzt ist und das Recht Firma wechseln vergeben ist, werden die möglichen Freigabebearbeiter im Auswahlfeld zur Verfügung gestellt. Diese können anhand der Firmenbezeichnung unterschieden werden. So kann beispielsweise Max Mustermann (Beziehung: Mutterfirma) als Freigabebearbeiter gesetzt werden.

Die gleiche Ansicht steht auch den Portalnutzern zur Verfügung. Portalnutzer mit Adminrecht können so selbst einstellen, welcher Bestellfreiagbe Bearbeiter für welchen Mitarbeiter gesetzt werden soll. Dabei sehen sie ebenfalls die von Ihnen hinterlegten Beziehungen bzw. die verbundenen Niederlassungen.

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