Die Bestellfreigabe steht Ihnen ab Sales Complete oder dem B2B Commerce Paket zur Verfügung. Im Firmenbereich können Bestelllimits vergeben werden. Ein einem Mitarbeiter zugewiesenes Limit stellt sicher, dass Bestellungen, die diesen Wert überschreiten, zunächst angefragt und freigegeben werden müssen.
Bestelllimits aktivieren
Bestelllimits können sowohl von Portal‑Zuständigen im B2B Portal als auch von Kundenmitarbeitern mit Adminrecht vergeben werden.
Die Bereiche zur Verwaltung befinden sich:
- für Portal-Zuständige: im Kundentab der Portalverwaltung
- für Portalnutzer: im Profilbereich / Meine Firma → Bestellfreigabe
Um Limits zu vergeben, muss die Option „Bestelllimits aktivieren“ eingeschaltet werden. Anschließend können sowohl ein Allgemeines Limit als auch individuelle Limits definiert werden.
Allgemeines Limit und Standard Freigabe Bearbeiter festlegen
Ein Allgemeines Limit (1) ermöglicht es, schnell ein firmenweites Standardlimit zu setzen.
Wichtig:
Eine Änderung des allgemeinen Limits betrifft alle Mitarbeiter, denen dieses allgemein gültige Limit zugewiesen ist.
Zusätzlich kann ein Standard‑Freigabebearbeiter festgelegt werden.
Analog zum Allgemeinen Limit wirkt sich auch eine Änderung dieses Standardbearbeiters auf sämtliche Mitarbeiter aus, denen dieser Standardbearbeiter zugeordnet ist.
Individuelle Limits und Bearbeiter
In der Mitarbeiterliste wird angezeigt, ob ein Mitarbeiter über eine Bestellberechtigung verfügt.
Falls nicht, müssen alle Bestellungen angefragt werden – auch dann, wenn theoretisch ein Modus wie „unbegrenzt“ ausgewählt wäre.
Individuelle Limits vergeben
Wird einem Mitarbeiter die Option „individuell“ (2) zugewiesen, kann im Eingabefeld ein persönliches Limit festgelegt werden.
Dieses Limit gilt ausschließlich für diesen Mitarbeiter.
Soll ein Mitarbeiter unbegrenzt bestellen können oder hochpreisige Bestellungen anderer freigeben dürfen, kann ihm die Option „unbegrenzt“ (3) zugewiesen werden.
Individuelle Freigabebearbeiter
Neben Limits können auch Freigabebearbeiter individuell definiert werden.
Über das „+“‑Symbol in der Mitarbeiterzeile lässt sich ein individueller Freigabebearbeiter zuweisen.
Möchten Sie wieder zum Standard zurückkehren, finden Sie in der Liste der zugewiesenen Bearbeiter die entsprechende Rücksetz‑Option.
Bestellungen anfragen und freigeben
Überschreitet eine Bestellung das Limit eines Mitarbeiters, wird die Aktion „Bestellen…“ durch „Freigabe anfordern…“ ersetzt.
Im Dialog „Freigabe anfordern“:
- werden alle zugewiesenen Freigabebearbeiter angezeigt
- kann der Mitarbeiter einen Kommentar/Grund hinzufügen
- werden die Bearbeiter nach Absenden per E‑Mail informiert
- Bearbeiter werden alle 3 Tage über die offene Bestellfreigabe informiert (30 Tage lang)
Für Portalnutzer erscheint die zu prüfende Bestellung im B2B Portal im Bereich „Bestellungen → Freigaben“.
Bei Ausführung oder Ablehnung wird der Anfragende ebenfalls per E‑Mail benachrichtigt.
Hinweis:
Abgelehnte Bestellungen erscheinen als „abgelehnt“ und müssen neu angefragt werden, wenn sie dennoch bestellt werden sollen.
Bestellfreigaben Niederlassungsübergreifend einrichten
Bei bestehenden Firmenbeziehungen können Bestellanfragen auch firmenübergreifend gestellt werden.
Hierfür muss der Freigabebearbeiter zusätzlich zum Bestellrecht auch das Recht „Firma wechseln“ besitzen, um die Bestellung freigeben zu können.
Freigaben können angefragt werden für Beziehungen wie:
- Mutterfirma
- Verwandt
Ist eine Beziehung gesetzt und das Recht „Firma wechseln“ vergeben, erscheinen die entsprechenden Bearbeiter im Auswahlfeld.
Dabei können sie anhand ihrer Firmenbezeichnung eindeutig zugeordnet werden (z. B. Max Mustermann – Beziehung: Mutterfirma).
Auch Portalnutzer mit Adminrecht können im Portal selbst festlegen, welcher Freigabebearbeiter welchem Mitarbeiter zugeordnet wird – inklusive aller hinterlegten Firmenbeziehungen bzw. verbundenen Niederlassungen.