Mit der neuen Angebotsfunktion werden aus gewonnenen Angeboten Aufträge die auf der ITscope Plattform verarbeitet werden können.
Mit den Aufträgen haben Sie folgende Möglichkeiten:
- Aufträge bestätigen oder ablehnen
- Aufträge in den Warenkorb übernehmen und optimiert beschaffen
- Aufträge abschließen und Sendungsverfolgungsnummern hinterlegen
- Aufträge als „berechnet“ setzen
Aufträge bestätigen oder ablehnen
Mit den Aufträgen können Sie interagieren, indem Sie diese bestätigen oder stornieren. So haben Sie die Möglichkeit das akzeptierte Angebote Ihres Kunden final zu bestätigen oder abzulehnen.
Bei der Bestätigung erhält Ihr Kunde eine automatische Bestellbestätigung, sofern Sie diese in den Benachrichtigungen erlauben. Ihr Kunde kann sich also nun sicher sein, dass das von ihm akzeptierte Angebot entsprechend in die Auftragserfüllung übergegangen ist.
Wenn Sie den Auftrag ablehnen, haben Sie die Möglichkeit, das Angebot erneut nachzuverhandeln. Wenn Sie also beispielsweise eine Position vergessen haben oder sich etwas an Ihren Einkaufspreisen ändert haben Sie die Möglichkeit das vom Kunden akzeptierte Angebot abzulehnen und noch einmal zu verschicken. Hierbei wird direkt die Version mitgeändert, sodass sich nur die Version des Angebots für Ihren Kunden ändert.
Indem Sie das Angebot vom Status verloren auf Entwurf setzen, wird automatisch eine Version 2 des Angebots generiert. Diese Version können Sie anpassen und erneut in Verhandlung setzen bzw. das Angebot erneut verschicken. In diesem Beispiel wurde der Auftrag abgelehnt und das Angebot um die Position „Apple Pencil 2nd Generation“ erweitert. Ihr Kunde kann das nachgebesserte Angebot über den gleichen Link aufrufen und hat die Transparenz darüber, dass es sich um eine neue Version handelt.
Aufträge in den Warenkorb übernehmen und optimiert beschaffen
Über das Drei-Punkte-Menü können Sie mit der Aktion In den Warenkorb übernehmen die Positionen aus dem Auftrag in den Einkauf übernehmen. Hier haben Sie die Möglichkeit zu entscheiden, welche Positionen Sie in den Einkauf übernehmen möchten. Freitextpositionen und eigene Produkte können nicht über die Plattform beschafft werden und somit auch nicht in den Warenkorb übernommen werden.
Im Warenkorb haben Sie die Möglichkeit mehrere Aufträge in einer Bestellung zusammen zu fassen. Dies gibt Ihnen die Möglichkeit Ihre Beschaffung je nach Lieferanten, Partner-Lieferanten, Anzahl Positionen und Preislage zu optimieren. Mehr dazu finden Sie unter anderem in unserem Guide Eintrag Bestellung auslösen und Bestellung abschicken und verfolgen.
Aufträge abschließen und Sendungsverfolgungsnummern hinterlegen
Wenn Sie einen Auftrag abschließen haben Sie die Möglichkeit die Sendungsverfolgungsnummern händisch zu hinterlegen. So erhält Ihr Kunde in der Versandbestätigung, mit Lieferschein, direkt per Mail oder als Dokument in seinem Angebotsportal.
Auftrag berechnen
Mit der Aktion Berechnen über das Drei-Punkte-Menü können Sie den letzten und finalen Zustand des Auftrags an Ihren Kunden übermitteln. Hierbei wird automatisiert eine Proforma-Rechnung erstellt. Ihr Kunde weiß also, dass die Auftragserfüllung abgeschlossen und nun berechnet wurde. Diese Funktionalität ist generell aus ERP-Systemen bekannt. Auf ITscope dient es den Nutzern lediglich dazu, die Verbindung zu Ihren Aufträgen analog der Auftragserfüllung gegenüber Ihren Kunden transparent zu machen.
Die angehängten Dokumente kann Ihr Kunde im Angebotsportal im eingeloggten Zustand bei dem jeweiligen Angebot abrufen.
Analog zu der Bearbeitung von Aufträgen im Bereich Aufträge können Sie die Aufträge auch im Verkaufsboard verwalten. Mehr zu den Funktionen des Verkaufsboards finden Sie im Guide unter Verkaufsboard.