Antwortdokumente per WebEDI erzeugen

Die WebEDI ist eine webbasierte Lösung, mit der Distributoren oder Shop/-Portalbetreiber direkt über die ITscope‑Plattform Antwortdokumente zu eingegangenen Aufträgen erzeugen können – ganz ohne eigene EDI‑Infrastruktur.

Aufträge in der WebEDI bestätigen

Jede WebEDI‑Transaktion beginnt mit dem Auftrag (Kunden-Bestellung oder Shop-Bestellungen), der vom Käufer über die ITscope‑Plattform oder per API ausgelöst wird. Die eingegangenen Aufträge sind im Verkaufsboard zu finden.

1. Verkaufsboard öffnen
2. Auftrag auswählen
3. Auftrag „bestätigen“ klicken

4. WebEDI öffnet sich und bietet folgende Optionen:

• Option 1: Auftrag vollständig annehmen
  • Die Transaktion ist bestätigt, alle Positionen werden inhaltlich so akzeptiert, wie bestellt
• Option 2: Auftrag vollständig ablehnen
  • Bestellung wird verworfen, z. B. wenn Produkte nicht verfügbar sind oder falsche Daten vorliegen.
• Option 3: Angepasste Auftragsbestätigung senden
  • Der Distributor/Portalbetreiber kann einzelne oder mehrere Positionen ändern, z. B.:
    • Mengen anpassen –> Teillieferungen sind damit möglich
    • Preise korrigieren
    • Zusätzliche Positionen hinzufügen bzw. anbieten
    • Lieferdatum anpassen

5. Auftragsbestätigung einsehen: –> Verkaufsboard öffnen –> entsprechenden Auftrag auswählen –> „Auftragsbestätigung“ (Button) klicken –> Auftragsbestätigung wird als PDF heruntergeladen

Lieferscheine erstellen

Sobald eine Auftragsbestätigung erzeugt wurde, kann der Distributor/Portalbetreiber den Lieferschein direkt in der WebEDI erstellen.

1. Verkaufsboard öffnen
2. Auftrag auswählen (unter „bestätigte Aufträge“)
3. Auftrag „abschließen“ klicken

4. WebEDI öffnet sich, Lieferschein kann bearbeitet werden durch Eingabe aller relevanten Daten

5. „Lieferschein absenden“ erzeugt den Lieferschein

6. Lieferschein einsehen: Verkaufsboard öffnen –> entsprechenden Auftrag auswählen (unter „abgeschlossene Aufträge“) –> „Lieferschein“ (Button) klicken –> Lieferschein wird als PDF heruntergeladen

Was ist bei der Erstellung des Lieferscheins möglich?

• Pro Auftrag können ein oder mehrere Lieferscheine erzeugt werden.
  • Teillieferungen sind damit möglich
  • Der Distributor/Portalbetreiber kann später erneut in den Auftrag einsteigen, um weitere Lieferscheine für noch offene Positionen zu erzeugen.

Was ist bei der Erstellung des Lieferscheins nicht möglich?

• Bereits versandte Lieferscheine können nicht mehr geändert werden.
  Grund: Lieferscheine werden typischerweise direkt im Rahmen der Auslieferung erzeugt und müssen revisionssicher bleiben.
  
  

Auftrag berechnen (außerhalb der WebEDI)

Aufträge können in den Status „Berechnet“ gesetzt werden:

Entsprechenden Auftrag auswählen (unter „abgeschlossene Aufträge“) –> 3 Punkte Menü öffnen –> „Berechnen“ klicken –> Auftrag erhält den Status „Berechnet“

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FAQs – Häufig gestelle Fragen zur WebEDI

Welche Dokumente kann ich über die WebEDI bearbeiten?

Über die WebEDI können folgende Dokumente erzeugt oder beantwortet werden:

• Bestellbestätigung (Order Response)
• Lieferscheine (Dispatch Notification)

Wann kann ich einen Lieferschein erstellen?

Du kannst einen Lieferschein erstellen…

• wenn du einen Auftrag bestätig hast
• bei einem noch unbestätigten Auftrag
• wenn für eine Position noch kein Lieferschein erstellt wurde

Kann ich Teilmengen bestätigen?

Ja. Die WebEDI unterstützt Teillieferungen.

Du kannst:

• mehrere Lieferscheine erzeugen,
• zu unterschiedlichen Zeitpunkten liefern,
• später zurückkehren und offene Mengen weiter bearbeiten.

Was ist, wenn ich mehrere Lieferungen aus einer Bestellung erzeugen muss?

1. Lieferung 1 → Lieferschein mit Teilmenge
2. Später: Lieferung 2 → WebEDI erneut öffnen → Restmenge versenden
3. usw., bis alles geliefert ist.

Kann ich einen bereits versandten Lieferschein ändern?

Nein, bereits versandte Versandbenachrichtigungen können nicht geändert werden.

Was passiert bei einer angepassten Bestellbestätigung?

Der Käufer erhält die geänderte Bestellbestätigung.

Was passiert, wenn ich eine Bestellung komplett ablehne?

Der Käufer erhält eine komplette Ablehnung seiner Bestellung und der Vorgang ist damit abgeschlossen.